POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ATLÉTICO NACIONAL

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos generales para la implementación, aplicación, monitoreo, sostenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión y Cumplimiento del Régimen de Protección de Datos Personales en la operación de Atlético Nacional en su condición de responsable conjunto del tratamiento.

2. CONSIDERACIONES GENERALES

1. 1. ALCANCE

Atlético Nacional., sociedad comercial identificada con el NIT 900464187-4 con domicilio principal en la Calle 52 #47-42. Piso 32, Medellín, Antioquia, en su condición de responsable del tratamiento en adelante denominada de manera indistinta como Atletico Nacional, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus trabajadores, proveedores, clientes, beneficiarios, jugadores y en general de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que, en cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales, presenta el siguiente documento que contiene sus políticas para el tratamiento y protección de los datos personales, para todas sus actividades que involucren tratamiento de información personal en el ámbito nacional, así como el tratamiento de datos personales en el ámbito internacional conforme a la legislación, acuerdos y tratados internacionales.

1. 2. MARCO NORMATIVO

• Constitución Política de Colombia

• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales.

• Ley 1266 de 2008. Por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la provenientes de terceros países y se dictan otras disposiciones.

• Decreto Único 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

• Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO 9001: 2015, Sistemas de Gestión de la Calidad

• Decreto único 1072 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

• Demás normas que lo adicionen sustituyan y/o modifiquen.

1. 3. DEFINICIONES

• Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. (Ley 1581 de 2012)

• Datos personales privados: aquellos cuyo conocimiento es restringido al público. (Ley 1581 de 2012)

• Datos sensibles: son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la orientación sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. (Decreto único 1074 de 2015 Artículo 2.2.2.25.1.3)

• Datos públicos: información que no sea semiprivada, privada o sensible, que puede ser tratada por cualquier persona, sin necesidad de autorización para ello. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en el registro civil de las personas (p.ej. si se es soltero o casado, hombre o mujer) y aquellos contenidos en documentos públicos (p.ej. contenidos en Escrituras Públicas), en registros públicos (p.ej. el registro de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría), en gacetas y boletines oficiales y en sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. (Decreto único 1074 de 2015 Artículo 2.2.2.25.1.3)

• Titular de la Información: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. (Ley 1581 de 2012)

• Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta (heredero o legatario). (Ley 1581 de 2012)

• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento (ej. Base de Datos de clientes, entre otras). (Ley 1581 de 2012)

• Tratamiento de datos: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (Ley 1581 de 2012)

• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. (Ley 1581 de 2012)

• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. (Ley 1581 de 2012)

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. El consentimiento puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgó la autorización. (Ley 1581 de 2012)

• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita cuyo fin es informar al titular de los datos sobre la existencia de una política de tratamiento de datos personales que le será aplicable al procesamiento de su información. (Decreto único 1074 de 2015 Artículo 2.2.2.25.1.3)

• Transferencia: envío de datos, dentro o fuera del territorio nacional, cuyo remitente y, a su vez, destinatario, es un Responsable del Tratamiento de Datos. (Decreto único 1074 de 2015 Artículo 2.2.2.25.1.3)

• Transmisión: comunicación de Datos, dentro o fuera del territorio colombiano, cuyo remitente es el Responsable y su receptor es el Encargado del Tratamiento de Datos (Decreto único 1074 de 2015 Artículo 2.2.2.25.1.3)

• Oficial de privacidad: Rol encargado de vigilar, controlar y promover la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales al interior de Nacional. (Ley 1581 de 2012)

3. DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA

1. 1. PRINCIPIOS GENERALES, POSTULADOS Y PRINCIPIOS ESPECÍFICOS

1. 1. 1. PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS

• Atlético Nacional promueve la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, honra e imagen personal, con tal propósito, todas las actuaciones se regirán por los postulados de la buena fe, la legalidad, la autodeterminación informática, la libertad y la transparencia.

• Atlético Nacional reconoce que su legítimo derecho al tratamiento de los datos personales de los titulares de información, debe ser ejercido dentro del marco específico de la legalidad, el consentimiento del titular y las específicas instrucciones impartidas por los Responsables del Tratamiento cuando sea el caso, procurando en todo momento preservar el equilibrio entre los derechos y deberes de titulares, responsables y encargados del tratamiento vinculados a su operación

• Quien en ejercicio de su actividad suministre cualquier tipo de información o dato personal a

Atlético Nacional en su condición de encargado o responsable del tratamiento, podrá ejercer

sus derechos como titular de la información para conocerla, actualizarla y rectificarla conforme a los procedimientos establecidos en la ley aplicable y la presente política.

1. 1. 2. PRINCIPIOS ESPECÍFICOS

Atlético Nacional aplicará los principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento, intercambio y supresión de datos personales:

• Principio de legalidad: en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

• Principio de libertad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de finalidad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos en el desarrollo de las actividades de Atlético Nacional, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Atlético Nacional, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

• Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de Atlético Nacional será de medio.

• Principio de seguridad: los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento en el desarrollo de las actividades de Atlético Nacional, serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios físicos y electrónicos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

• Principio de confidencialidad: todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a información de la naturaleza personal, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, comercial, contable, técnica, o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Este deber se hace extensivo a todos aquellos terceros aliados, colaboradores o vinculados que se relacionen mediante cualquier vínculo convencional o contractual con Atlético Nacional.

• Incorporación sistemática: los principios de Protección de Datos Personales se implementarán e irradiarán la interpretación de todos los procesos y procedimientos de Atlético Nacional.

1. 2. TIPOS DE TITULARES DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

Los titulares de información entendidos como las personas naturales de quienes se predican los datos personales que son objeto de tratamiento, han sido identificados y categorizados a partir de las distintas actividades que definen la operación de Atlético Nacional de la siguiente manera:

1. Clientes / Usuarios: Grupo de personas naturales o jurídicas que adquieren los productos y servicios ofrecidos por Atlético Nacional, esta categoría contempla clientes personas naturales y corporativos. La tipología de datos tratados de los mismos es:

• Datos generales referentes a su condición de mayoría de edad.

• Datos de Identificación, inclusive biométricos.

• Datos de ubicación privada y comercial

• Datos socioeconómicos: Datos patrimoniales de la persona.

2. Proveedores: Personas naturales o jurídicas que prestan sus servicios personales o profesionales, acorde con sus competencias y las necesidades de Atlético Nacional, soportando así el funcionamiento de Atlético Nacional.

• Datos generales referentes a su condición de mayoría de edad.

• Datos de Identificación

• Datos de ubicación Comercial

• Datos socioeconómicos: Información relacionada con los antecedentes académicos, laborales, profesionales, información acerca del tipo de vinculación al Sistema Integral de Seguridad Social, datos de identificación tributaría.

3. Empleados / Jugadores: Corresponde a las personas naturales que formalizan un vínculo jurídico contractual para poner a disposición de Atlético Nacional su capacidad laboral y de esta manera colaborar en la consecución de las metas y objetivos de Atlético Nacional, estas personas son parte activa de los procesos misionales y de apoyo de Atlético Nacional, la tipología de datos tratados de los mismos es:

• Datos generales referentes a su condición de mayoría de edad.

• Datos de Identificación incluida la información biométrica.

• Datos de ubicación privada y comercial

• Datos socioeconómicos: Datos de carácter económico, Información tributaria, datos patrimoniales, datos de carácter laboral, nivel educativo, Información relacionada con el Sistema Integral de Seguridad Social.

• Otros datos: Datos asociados a contraseñas y usuarios de sistemas ERP de La Empresa

4. Colaboradores: Trabajadores vinculados bajo la modalidad de prestación de servicios y/o personal en misión vinculado para ejecutar labores asociadas a los procesos misionales y de apoyo de Atlético Nacional, dentro de esta categoría especial de titulares se encuentran también aquellos vinculados mediante contrato de aprendizaje o pasantía. la tipología de datos tratados de los mismos es:

• Datos generales referentes a su condición de mayoría de edad.

• Datos de Identificación generales

• Datos de ubicación privada

• Datos socioeconómicos: Datos de carácter económico, Información tributaria, datos patrimoniales, datos de carácter laboral, nivel educativo, Información relacionada con el Sistema Integral de Seguridad Social. Otros datos: Antecedentes e historial judicial.

5. Visitantes: Personas naturales que ingresan a las instalaciones de Atlético Nacional a realizar actividades esporádicas, la tipología de datos que se tiene de este tipo de titulares es:

• Datos generales referentes a su condición de mayoría de edad.

• Datos de Identificación generales

• Datos biométricos.

• Datos socioeconómicos: Información relacionada con el Sistema Integral de Seguridad Social

1. 3. CONDICIÓN DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL DE ATLÉTICO NACIONAL

A continuación, se definen los escenarios en los que Atlético Nacional obra frente a los distintos tipos de titulares de información asociados a su funcionamiento, según la capacidad de decisión que tiene frente a los datos personales y su tratamiento:

• Encargado. Atlético Nacional obrará como encargada del tratamiento de datos personales siempre que para el desarrollo de sus actividades realice uso o tratamiento de información personal por encargo de un tercero que ostente la condición de responsables sobre los datos tratados.

Si bien Atlético Nacional cuenta con autonomía técnica y operativa para la toma de decisiones sobre la información personal, no podrá decidir ni disponer de las bases de datos en sí o la forma de su tratamiento, por ejemplo: eliminar, compartir o divulgar la base de datos sin el consentimiento o autorización previa del responsable del tratamiento o el titular del dato.

Por lo anterior, será responsabilidad de quien ostente el título de responsable del tratamiento, recolectar y suministrar la prueba de autorización necesaria para el tratamiento de los datos suministrados.

• Responsable. Atlético Nacional obrará como responsable del tratamiento de datos personales siempre que para el desarrollo de sus actividades realice uso o tratamiento de información personal de forma directa, mediando para ello únicamente la autorización por parte del titular de la información o la expresa autorización legal.

El relacionamiento jurídico existente entre Atlético Nacional y los trabajadores o colaboradores vinculados a su operación, así como de aquellos proveedores asociados a la prestación de servicios propios, la institución, permite a Atlético Nacional, contar con la potestad de decidir o disponer sobre la información de las bases de datos asociadas a este grupo de titulares, así como de la forma de su tratamiento, y esta potestad quedará supeditada al consentimiento del titular de la información y las restricciones legales aplicables.

1. 4. PRINCIPALES ESCENARIOS Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL

Los datos personales de los titulares de información se encuentran sujetos al uso y tratamiento que determina en sus distintos procesos y actividades Atlético Nacional, quien a su vez define la forma como se captura, usa, almacena, comparte y dispone la información de naturaleza personal en cada uno de sus procesos; por lo anterior y en función de la naturaleza y objeto misional de Atlético Nacional, se describen los principales escenarios que dan lugar al tratamiento de información personal y sus finalidades, así:

1. Gestión de Proveedores / compras y adquisiciones: Refleja las actividades de tratamiento de información asociadas al relacionamiento contractual o convencional con terceros aliados o proveedores que suministran o brindan bienes o servicios para la cabal ejecución de las actividades misionales y de apoyo de Atlético Nacional. En el marco de este escenario, los datos personales podrán ser objeto de tratamiento para las siguientes finalidades:

• Evaluar eventuales riesgos de relacionamiento asociados al Lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Vincular al proveedor jurídica y comercialmente con Atlético Nacional, permitiendo su registro en los sistemas de gestión que soportan el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación.

• Formalizar el relacionamiento contractual con el proveedor, controlando la cabal ejecución de las obligaciones asumidas.

• Evaluar el desempeño y resultados del proveedor con miras al fortalecimiento de los procedimientos de contratación o abastecimiento.

2. Gestión del talento humano y relaciones laborales: Refleja las actividades de tratamiento de información asociadas al relacionamiento con los trabajadores y colaboradores que conforman el recurso humano de Atlético Nacional.

• Evaluar el perfil laboral de los aspirantes con miras a la selección y formalización de la vinculación laboral, supliendo las vacantes o requerimientos de personal de las distintas áreas y funciones de Atlético Nacional.

• Verificar antecedentes académicos, laborales, personales, familiares, comerciales y otros elementos socioeconómicos significativos del aspirante laboral, según los requerimientos del cargo a proveer.

• Gestionar ante las autoridades administrativas, la vinculación, afiliación o reporte de novedades asociadas al sistema general de seguridad social, así como las demás obligaciones asistenciales y prestacionales de índole laboral del trabajador y su entorno familiar.

• Registrar al trabajador en los sistemas informáticos de gestión de Atlético Nacional, permitiendo el desarrollo de las actividades contables, administrativas y financieras propias del vínculo laboral.

• Gestionar las novedades laborales con incidencia en la liquidación y pago de nómina.

• Promover el desarrollo de actividades de bienestar y desarrollo integral del trabajador y su entorno laboral y familiar.

• Gestionar los programas de capacitación y formación acorde con los requerimientos del cargo y lineamientos corporativos.

• Cumplir y ejecutar las actividades propias del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, propendiendo por la mitigación de riesgos, así como la adecuada atención de incidentes o eventos laborales.

• Evaluar el desempeño y analizar las competencias funcionales de los trabajadores con miras a la determinación del plan de carrera y desarrollo integral.

• Gestionar los procedimientos de desvinculación, así como el cumplimiento de las obligaciones económicas correspondientes.

• Gestionar el desarrollo y cumplimiento de las labores operativas y funcionales asociados al perfil del cargo.

• Gestionar la realización las actividades de investigación, descargos y toma de decisiones asociadas a los eventos disciplinarios relacionados con el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del reglamento interno de trabajo, bajo el principio de confidencialidad y debido proceso.

• Gestionar la consecución de tiquetes para el transporte aéreo o multimodal requerido por el personal de Atlético Nacional para el desarrollo de sus funciones.

• Transferir información a terceros aliados o proveedores con el fin de incentivar o ejecutar la participación de los trabajadores y colaboradores en actividades de tipo académico, cultural, profesional o deportivo.

3. Clientes y usuarios

• Evaluar eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo .

• Vincular jurídica y comercialmente al cliente nacional e internacional, permitiendo su registro en los sistemas de gestión de Atlético Nacional para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación.

• Formalizar el relacionamiento contractual y gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento del objeto contractual.

• Gestionar las labores logísticas y de cumplimiento legal para la exportación de productos de la Compañía.

• Gestionar actividades de comunicación y fidelización de clientes, así como la atención oportuna de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes (PQRS).

• Desarrollar actividades de marketing e inteligencia de mercados, procurando el fortalecimiento de la gestión comercial.

• Convocar, patrocinar u organizar la participación de clientes actuales o potenciales en los eventos de mercadeo o promoción de marcas y productos de Atlético Nacional, conservando eventualmente el registro de los titulares asistentes mediante grabación, fotografía o cualquier otro medio físico o automatizado.

• Formalizar y soportar los términos de las negociaciones con los clientes especiales de Atlético Nacional, permitiendo el perfeccionamiento y entrega de los productos de la Atlético Nacional.

• Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto misional de Atlético Nacional.

• Registrar, documentar y alimentar la información general y estadística de Atlético Nacional para el desarrollo de las actividades de analítica e inteligencia de negocio, propendiendo por el mejoramiento continuo y sostenibilidad de la institución.

4. Formación / escuelas de fútbol

• Formalizar la inscripción y vinculación de menores a los programas de entrenamiento de las escuelas de futbol.

• Evaluar y analizar el desempeño integral del menor con miras a fortalecer sus aptitudes deportivas, mediante el registro manual o sistematizado de las distintas variables y criterios de rendimiento y desempeño.

• Gestionar la inscripción y participación en eventos deportivos, así como los aspectos logísticos asociados a su desarrollo, tales como suministro de equipo, transporte y atención médica general.

• Promover y publicitar la marca de la Organización y su actividad de formación asociada las escuelas de futbol.

5. Gestión social y sostenibilidad

• Operar distintos programas sociales que buscan mejorar la calidad de vida de grupos de interés vulnerables.

• Permitir el desarrollo de las actividades y programas de sostenibilidad o beneficio comunitario que promueva, ejecute o patrocine Atlético Nacional.

• Realizar actividades de auditoría, control interno o externo y rendición de cuentas ante los distintos agentes de interés que determine Atlético Nacional según la naturaleza de la actividad a ejecutar.

• Desarrollar campañas de comunicación internas o externas, describiendo el alcance y objetivo del programa de sostenibilidad o beneficio comunitario.

• Soportar el desarrollo de las actividades tendientes a gestionar el eventual apoyo de actores internos y externos en la ejecución de futuras actividades de sostenibilidad o beneficios social.

• Publicitar con fines comerciales las marcas o productos de Atlético Nacional directa o indirectamente asociados al desarrollo de los programas de sostenibilidad o beneficio social.

6. Comunicaciones y memoria institucional

• Registrar, custodiar, difundir y preservar la información institucional asociada a la reseña histórica y deportiva de la institución.

• Convocar y divulgar a través de los distintos medios de comunicación, la información institucional y deportiva del acontecer diario de Atlético Nacional.

7. Gestión administrativa y cumplimiento

• Permitir la realización de auditorías internas o externas con el propósito de monitorear y evaluar el cumplimiento de las políticas, manuales, procedimientos, requisitos y demás elementos adoptados por Atlético Nacional para propender por el adecuado cumplimiento normativo y mejora continua de sus sistemas de gestión.

• Verificar, controlar y monitorear el desarrollo de los procesos, actividades y servicios conforme a los lineamientos trazados y la gestión de la calidad.

• Gestionar el cumplimiento de las obligaciones y requisitos legales asociados al desarrollo de la operación de Atlético Nacional.

• Gestionar las denuncias canalizadas a través de la línea de transparencia de Atlético Nacional con miras a mitigar riesgos asociados a las malas prácticas corporativas o que afecten la ética o transparencia empresarial.

• Soportar el desarrollo de la operación mediante el otorgamiento, gestión y mantenimiento de las herramientas y aplicaciones informáticas de Atlético Nacional, lo cual podrá implicar el acceso o la transmisión de información de terceros aliados o proveedores.

• Gestionar el desarrollo de acciones o actuaciones jurisdiccionales o extraprocesales asociadas a mecanismos alternativos de resolución de conflictos, ya sea en causa propia o como representante legal.

• Gestionar el cumplimiento de las obligaciones de naturaleza societaria frente a los órganos internos y autoridades externas.

• Llevar a cabo directamente o través de terceros, labores de vigilancia y control de acceso a las instalaciones, que incluirá el uso de cámaras de video vigilancia, así como la eventual implementación de otro tipo de control de identificación biométrica tales como captura de información fotográfica o huellas digitales. Todo lo anterior con miras a promover la seguridad física e integral de las personas que ingresan o permanecen en las instalaciones.

8. Gestión Contable

• Permitir el control de los movimientos económicos de Atlético Nacional mediante el registro de comprobantes de contabilidad y causabilidad.

• Facilitar la toma de decisiones y conocimiento de la situación económica de Atlético Nacional a los directivos gracias a la elaboración y revisión de estados de financieros.

• Dar cumplimiento a las disposiciones legales que obligan a Atlético Nacional a presentar ante la autoridad competente informes y estados financieros.

• Establecer e implementar mecanismos de gestión, control y validación de pagos a terceros acreedores o recepción de pagos de deudores.

• Gestionar las buenas relaciones entre Atlético Nacional y las entidades del Estado con quienes está obligada a mantener constante comunicación.

1. 5. DERECHOS, DEBERES Y OBLIGACIONES DEL TRATAMIENTO

1. 1. 1. DERECHO DE LOS TITULARES

Conforme a las disposiciones normativas sobre datos personales el Titular tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada.

• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les dará a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre datos personales cuando sus consultas o reclamos presentados directamente al titular no hayan sido atendidos de forma completa u oportuna.

• Solicitar la supresión de los datos personales

• Revocar la autorización mediante la presentación de una solicitud y/o reclamo. Esta no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• Solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos.

• Consultar de forma gratuita sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información.

1. 1. 2. DEBERES DE ATLÉTICO NACIONAL COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Como responsable del tratamiento de la información, Nacional asume los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados.

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Como encargado del tratamiento de información personal, asume los siguientes deberes:

• Informar a los responsables del tratamiento cualquier situación o requerimiento que implique o requiera disponer sobre la base de datos o su tratamiento.

• Informar y apoyar al responsable en la gestión de consultas o reclamos recibidas directamente de titulares de información o canalizadas a través del responsable.

• Informar y apoyar el responsable en la gestión de incidentes de seguridad de la información que comprometan información personal de los cuales tenga conocimiento o que sean informados por el responsable.

• Apoyar al responsable con el suministro de la información para la realización del Registro Atlético Nacional de Bases de Datos personales, brindando la información requerida para facilitar este proceso de cumplimiento legal.

1. 1. 3. OBLIGACIONES DE TERCEROS PROVEEDORES

Sin perjuicios de las disposiciones específicas pactadas en cada caso en particular, aquellos terceros encargados del tratamiento con vínculo contractual o convencional con Atlético Nacional, se encuentran sujetos al cumplimiento de las siguientes obligaciones en materia de protección de datos personales:

1. Adoptar, acatar y mantener vigente una política de tratamiento de información personal aplicable al desarrollo de su operación.

2. Adoptar, acatar y mantener vigente un manual de políticas y procedimientos internos para el tratamiento de la información personal, incluyendo los elementos para la efectividad de la política descritos en el artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto 1074 de 2015.

3. Definir y mantener habilitados los canales para la oportuna y completa atención de las eventuales consultas y reclamos de los titulares de información en materia de protección de datos personales, para lo cual dispondrá al menos de una dirección física, una línea telefónica fija o móvil y un correo electrónico.

1. 1. 4. OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES

Sin perjuicios de las obligaciones pactadas en cada caso en particular, los trabajadores o colaboradores directos e indirectos de Atlético Nacional, deberán dar cumplimiento a las siguientes obligaciones:

1. Conocer y acatar la presente política de protección de datos personales, así como las demás condiciones, limitaciones, finalidades y derechos que le asisten como titular de información personal, entre los que se encuentra el derecho a realizar solicitudes, quejas o reclamos frente al tratamiento de sus datos personales realizado por la Organización, derechos que podrá ejercer a través de los medios, mecanismos y procedimientos descritos en el numeral 3.7.3 de la presente política.

2. Salvaguardar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, el cual se realizará a nombre de Atlético Nacional conforme a los principios que lo tutelan.

1. 1. 5. DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

La información personal de los niños, niñas y adolescentes se encuentra sujeta a una especial protección por parte de Atlético Nacional. El tratamiento de este tipo especial de datos requerirá el desarrollo y divulgación por parte de la institución de los términos y condiciones específicos de la respectiva actividad, definiendo entre otros, los requisitos, condiciones y restricciones para el tratamiento de información de niños, niñas y adolescentes, tomando en consideración en todo momento el interés superior y el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Ante la ausencia de términos y condiciones específicos para el desarrollo de un determinado programa o actividad que involucre tratamiento de datos especiales de menores, aplicarán las disposiciones de la presente política y las normas especiales pertinentes.

Siempre que sea necesario el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, se debe tener en cuenta la opinión del menor conforme a la razonable determinación de su nivel de madurez y entendimiento del caso específico, lo que se entiende surtido para todos los efectos legales, con el otorgamiento de la autorización del tratamiento por parte del representante legal.

El menor que sea mayor de doce años de edad, podrá otorgar válidamente y de forma directa, autorización para el tratamiento de sus datos personales en aquellas actividades que tengan como finalidad promover su desarrollo académico y cultural.

1. 6. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Para aquellos casos en que la información personal sea recolectada por Atlético Nacional en su condición de responsable del tratamiento se tendrán en cuenta los aspectos citados a continuación.

• Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización para el tratamiento de la información personal requerida en los distintos escenarios de tratamiento descritos en la presente política, es obtenida a través de las solicitudes y avisos de privacidad puestos a disposición del titular en cada uno de los canales o puntos de captura de información física, verbal o digital asociados a la operación de Atlético Nacional, los cuales han sido dispuestos mediante formularios, avisos o declaraciones que informan al titular sobre la captura y posterior tratamiento de sus datos personales, sus finalidades, derechos, canales para el ejercicio de sus derechos y de ser procedente, la forma de acceder a la presente política.

La autorización del titular para el tratamiento de los datos debe ser otorgada de forma expresa y su manifestación puede darse bajo las distintas modalidades establecidas en la ley, tomando en consideración la naturaleza de cada uno de los canales de recolección de información, siendo esta escrita, verbal o mediante actuaciones o conductas inequívocas del titular.

• Prueba de la autorización

La autorización del tratamiento de los datos recolectados en el desarrollo de las actividades descritas en la presente política, depende de la naturaleza del canal o punto de recolección de información. El medio de prueba para acreditar la efectiva autorización del tratamiento depende del

tipo de mecanismo utilizado para obtener la autorización, siendo ejemplo de ello el formato suscrito, el registro de aceptación o ingreso a la página web, la grabación de la conversación entre otros. En los eventos de aceptación por medio de conductas inequívocas, se debe tomar como suficiente prueba de la aceptación por parte del titular, el conjunto integrado de los siguientes elementos:

• • El modelo de solicitud de autorización puesto a disposición del titular al momento de capturar sus datos.

• • La indicación expresa en el modelo de solicitud de autorización, de la conducta inequívoca del titular que constituye autorización del tratamiento.

La evidencia de la realización de la conducta inequívoca por parte del titular, siendo factible acreditar la información suministrada por el titular u otro tipo de evidencia de aceptación expresa según la naturaleza del canal.

1. 7. DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, RECTIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES

1. 1. 1. CONSULTAS

Los titulares o sus causahabientes pueden consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de Atlético Nacional. En consecuencia, Atlético Nacional debe garantizar el derecho de consulta, suministrando a los titulares toda la información vinculada con la identificación del Titular.

Las consultas deben ser presentadas a través de los canales de Protección de datos personales utilizando alguno de los medios de contacto descritos en la presente política y siguiendo el procedimiento que se describe a continuación:

• Procedimiento para la realización de consultas:

• En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante pueden realizar consultas respecto de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Atlético Nacional previa acreditación de su identidad.

• Cuando la consulta sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar.

• Las consultas recibidas directamente por algún tercero encargado del tratamiento de la información deberán ser remitidas a Atlético Nacional a más tardar al día hábil siguiente a su recepción en el correo electrónico descrito en el numeral 3.7.3 de la presente política.

• La consulta debe contener como mínimo, la siguiente información:

1. 1. 1. 1. El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

1. 1. 1. 2. Los documentos que acrediten la identidad y capacidad de su representante, tal como se indica en los siguientes casos:

• • Titular: Documento de identificación

• • Causahabiente: Registro civil y documento de identificación

• • Representante legal en caso de menores:

• • • Padres de familia: Registro civil de nacimiento y documento de identidad.

    • Tutores: Sentencia judicial que confiere representación legal.

• • Representante legal autorizado por el titular: Poder autenticado

1. 1. 1. 3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de consulta.

1. 1. 1. 4. La descripción clara y precisa de la consulta que realiza el titular de información, sus causahabientes o representantes.

1. 1. 1. 5. Aportar la documentación que avale su petición en caso de que por la naturaleza del dato sea procedente.

1. 1. 1. 6. En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

• Si la consulta realizada por la titular resulta incompleta, Atlético Nacional debe requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

• En el caso de consultas presentadas de forma completa, Atlético Nacional debe dar respuesta a los peticionarios dentro del término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• De ser requerido, el Titular del dato puede comunicarse a través de los canales de protección de datos de Atlético Nacional, a fin de solicitar el formato para la realización de su consulta, el cual debe considerarse como una ayuda o soporte al titular, más no como un requisito obligatorio para el ejercicio de los derechos.

1. 1. 2. RECLAMOS (Corrección, actualización, supresión, revocatoria total o parcial de autorización del tratamiento de datos personales)

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, pueden presentar su reclamo a través de los canales de protección de datos personales de Atlético Nacional utilizando alguno de los medios de contacto definidos en la presente Política:

• Procedimiento para la realización de reclamos:

• • En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante pueden realizar reclamos asociados a correcciones, revocatorias de autorización, actualizaciones o supresión de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de La Empresa, previa acreditación de su identidad.